An der Digitalisierung führt kein Weg mehr vorbei. Webbasierte Technologien setzen neue Trends, die verschiedene Lebens- und Arbeitsbereiche weitgehend beeinflussen sowie für mehr Vielfalt an Möglichkeiten sorgen. Die Digitalisierung ist ebenfalls in der Unternehmenswelt stark präsent, indem sie neue Richtungen und Perspektiven zur Weiterentwicklung aufzeigt. Das Ziel dieses Whitepapers ist es, die Digitalisierung im unternehmerischen Kontext näher darzustellen sowie eine praktische Hilfestellung beim bereichsbezogenen Digitalisierungsprozess zu bieten. Auf diese Weise können wertvolle Einblicke gewonnen werden, wie sich die erfolgreichsten Unternehmen digital organisieren.
Was verbirgt sich hinter der Digitalisierung?
Der Begriff Digitalisierung hat sich im Laufe der Zeit verändert. Ursprünglich hatte die Digitalisierung einen rein technischen Charakter und bezeichnete vor allem das Umwandeln physischer Daten in ein digitales Format. Gegenwärtig lässt sich die Digitalisierung als Sammelbegriff für die Modernisierung verstehen, die in verschiedenen Bereichen Einzug hält. Sie ist mittlerweile ein fester Bestandteil des Alltagslebens und leitet neue gesellschaftliche Entwicklungen ein. Gleichzeitig wirkt sich die Digitalisierung auf globale Wirtschaft, Politik, Kultur und Bildung aus, indem sie dort weitreichende Veränderungsprozesse in Gang bringt. Diese zusammen lassen sich als digitale Revolution beschreiben.
Die Digitalisierung in der Unternehmenswelt
Die Digitalisierung nimmt in der Unternehmenswelt eine besondere Stellung ein, weil sie bisher ungeahnte Möglichkeiten der Zusammenarbeit und Kommunikation eröffnet. Sie begünstigt den Wunsch nach mehr Inklusion, Flexibilität und Transparenz, die sowohl vom eigenen Personal als auch von Partnerunternehmen und Endkunden/innen erwartet werden. Genauso wichtig ist es aber auch, einen schnellen Informationsfluss durch interaktive Informationssysteme sowie ein hohes Mass an Mobilität zu gewährleisten. Neue Technologien, die den digitalen Wandel in der Unternehmenswelt fördern, prägen die Zukunft und können folgende Unternehmensbereiche nachhaltig verändern:
Produktentwicklung und Produktion: Die Digitalisierung beider Bereiche trägt zur Optimierung von Entwicklungs- und Herstellungsprozessen bei, was in einer verbesserten Produktqualität resultieren kann. Zudem wirkt sie sich positiv auf die Energieeffizienz aus, indem sie unternehmensweite Herstellungskosten senken lässt.
Marketing und Vertrieb: Neue Technologien ermöglichen es, die eigene Zielgruppe besser kennenzulernen und mit ihr auf Augenhöhe zu kommunizieren. Die digitale Vernetzung mit Kunden/innen unterstützt sie bei der Kaufentscheidung und bietet ihnen ein positives Kauferlebnis. Das Ergebnis ist Kundenzufriedenheit und -treue.
Logistik und Transport: Die Flexibilität und Schnelligkeit haben eine hohe Priorität in Kundenbeziehungen, die auf Vertrauen und Zuversicht beruhen. Kunden/innen, die ihre Produkte online bestellt haben, wünschen sich, dass diese auch schnellstmöglich ankommen. Neue Technologien sorgen für die planmässige Lieferung.
Kundenservice: Die heutigen Kunden/innen erwarten, dass ihre Anliegen schnell und effizient bearbeitet werden. Dies ist besonders dann wichtig, wenn es sich um Reklamation, Rückgabe oder Umtausch eines gekauften Produktes handelt. Ein digital unterstütztes Beschwerdemanagement bietet in diesem Bereich einen realen Mehrwert.
Management und Personalwesen: Die Digitalisierung beeinflusst nicht nur alle kundenbezogenen Aktivitäten, sondern auch die Art und Weise, wie sich Unternehmen intern organisieren. Neue Technologien erleichtern die Entscheidungsfindung und fördern die Mitarbeitermotivation, die sich in einer gesteigerten Leistung widerspiegelt.
Fünf Phasen des Digitalisierungsprozesses Die Digitalisierung ist eine der wichtigsten Herausforderungen der Unternehmenswelt und wird deren Zukunft prägen. Deshalb ist es umso wichtiger, den Digitalisierungsprozess richtig durchzuführen und seine Schwachstellen so schnell wie möglich zu erkennen. Die Praxis zeigt, dass ein digitaler Wandel in einem Unternehmen in Phasen erfolgen sollte. Nur so kann sichergestellt werden, dass die ausgewählten Geschäftsprozesse die notwendige Aufmerksamkeit erhalten. Die folgenden Phasen bilden die Basis für eine zielgerichtete Umsetzung eines erfolgreichen Digitalprojekts: Phase 1: Optimierungsfähige Prozesse erkennen Das Ziel der Digitalisierung in einem Unternehmen besteht vorrangig darin, Prozesse zu vereinfachen sowie Zeit- und Finanzressourcen einzusparen. Manche Unternehmen erhoffen sich vom digitalen Wandel, neue Geschäftsfelder zu erschliessen und dadurch ihre Marktposition stärken zu können. Dabei ist es wichtig, sich über die Situation einzelner Geschäftsbereiche im Klaren zu sein. Geschäftsführung, Produktion, Buchhaltung, Supply-Chain-Management und Kundenservice sind einige mögliche Felder, die einer näheren Betrachtung bedürfen. In diesem Zusammenhang stellen sich folgende Fragen: In welchen Bereichen funktionieren Prozesse nicht wie gewünscht? Wo treten am meisten Fehler auf? Welche Arbeitsabläufe verursachen unnötig hohe Kosten? Die Beantwortung dieser Fragen hilft dabei, Digitalisierungspotenziale in Geschäftsprozessen zu erkennen und einen Schritt nach vorne zu machen. Phase 2: Prozesse Schritt für Schritt analysieren Nachdem Digitalisierungspotenziale identifiziert worden sind, empfiehlt es sich, eine sorgfältige Analyse der ausgewählten Geschäftsprozesse durchzuführen. Dies erlaubt es, sie zu verstehen und zu ordnen. In dieser Phase geht es nicht darum, schnell eine digitale Lösung zu finden. Vielmehr ist es wichtig, ein besseres Verständnis über den Ist-Zustand und die dazugehörigen Zusammenhänge zu erlangen. Es gibt verschiedene Methoden der Prozessanalyse, auf die Führungspersonen zurückgreifen können. Eine davon ist die SIPOC-Analyse, die detaillierte Informationen zu den Vorgängen liefert. Die frühzeitige Einbeziehung von Mitarbeiter/innen in den Analyseprozess ermöglicht es, gemeinsam Anforderungen und Ziele von Digitalisierungsaktivitäten zu ermitteln und zu spezifizieren. Am Ende dieses umfassenden Analyseprozesses steht immer die eigene Zielgruppe, an die sich eine Verbesserungsmassnahme richten soll. Phase 3: Verbesserungsmassnahmen einleiten Nach einer sorgfältigen Prozessanalyse folgt im dritten Schritt die Aktion. Diese umfasst eine Reihe von Tätigkeiten, die parallel nebeneinander stattfinden sowie eine optimale Koordination mit Mitarbeiter/innen und beteiligten Partnerunternehmen erfordern. Als wichtiges Beispiel für eine konkrete Aktivität in Richtung Digitalisierung von Geschäftsprozessen dient ein Pilotprojekt. Seine primäre Aufgabe ist es, eine neue Technologie zu erproben, ohne dass der gesamte Arbeitsablauf auf einmal umgestellt sein muss. In dieser Phase sollten Mitarbeiter/innen das erforderliche Know-how aneignen, um eine neue Technologie in bestehende Strukturen einbinden und problemlos nutzen zu können. Zudem ist es wichtig, Kunden/innen über Veränderungen zeitnah zu informieren und, wenn nötig, eine entsprechende Unterstützung zu bieten. In der Regel bedarf es Zeit, bis Verbesserungsmassnahmen eingeleitet werden. Phase 4: Dem Personal Digitalkultur vermitteln Die Einleitung von Verbesserungsmassnahmen allein reicht nicht aus. Was noch zählt, ist deren richtige Integration in den Arbeitsalltag. Um die digitale Transformation erfolgreich umzusetzen und langfristig voranzutreiben, lohnt es sich, eine Digitalkultur auf Team- und Unternehmensebene zu entwickeln. Diese kann dabei helfen, Mitarbeiter/innen mitzunehmen und zu motivieren, den Weg in Richtung Digitalisierung gemeinsam zu gehen. Fehlt die Akzeptanz der beteiligten Mitarbeiter/innen für den Einsatz einer neuen Technologie, wird das gesamte Projekt voraussichtlich scheitern. Aus diesem Grund ist es besonders wichtig, dass das Personal frühzeitig in den bereichs- und unternehmensweiten Digitalisierungsprozess eingebunden wird und sich auf umfassende Schulungen verlassen kann. Eine transparente Kommunikation mit Führungspersonen und viele Gelegenheiten zur Vernetzung bleiben unerlässlich. Phase 5: Digitalisierung als Prozess begreifen Die Digitalisierung ist kein einmaliges Vorhaben, sondern vielmehr ein fortwährender Prozess, der Veränderungen unterliegt. Dies liegt vor allem daran, dass digitale Technologien stetig weiterentwickelt werden und neue Möglichkeiten der zwischenmenschlichen Interaktion schaffen. Veränderte Rahmenbedingungen führen dazu, dass Kundenbedürfnisse immer anspruchsvoller werden und folglich neue Lösungen seitens Unternehmen notwendig machen. Um weiterhin wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Unternehmen daher ihre digitalen Prozesse ständig überprüfen und bei Bedarf an neue Gegebenheiten anpassen. Der bereichs- und unternehmensweite Digitalisierungsprozess lässt sich mit einem externen Partner an der Seite aktiv vorantreiben. Alternativerweise kann ein internes Digital-Team gebildet werden, das eine regelmässige Prozessanalyse und die Umsetzung von eventuellen Verbesserungsmassnahmen übernimmt. Über uns Unser Unternehmen Langmeier Software GmbH ist sich dessen bewusst, dass die Digitalisierung keine einmalige Investition, sondern ein umfassender Transformationsprozess ist, der verschiedene Unternehmensbereiche revolutionieren kann. Zweifel und die Angst vor dem Scheitern sind verständlicherweise gross. Um Ihren digitalen Wandel zu erleichtern und Ihre unternehmerische Zukunft gemeinsam zu gestalten, haben wir eine moderne cloudfähige Business-Software «aBusiness» entwickelt. Es handelt sich hierbei nicht um ein CRM, das seit vielen Jahren im Geschäftsalltag bekannt ist. Mit «aBusiness» bieten wir eine komplette IT-Software, die ein integriertes Collaboration Management verwirklichen lässt. Ihre Vorteile liegen auf der Hand: Sie können sich ganz auf Ihre unternehmerischen Ziele konzentrieren, ohne Aufgaben des Customer Relationship Managements manuell ausführen zu müssen. Dies bringt nicht nur eine grosse Zeit- und Datenersparnis, sondern auch mehr geschäftsbezogene Resultate, die Sie weiter bringen.