Wenn auch die Einführung einer CRM-Software für ein kleines Unternehmen heute keine Herkulesaufgabe mehr darstellt, gibt es trotzdem Fehler, die Sie dabei vermeiden sollten. So stellen Sie sicher, dass Ihr Projekt für alle Seiten zum Erfolg wird, und Ihr Vertriebsteam auf Hochtouren Sales generieren kann.
Risiko 1: Mit einem ganz großen Sprung starten
Manche Firmen begehen den Fehler die "eierlegende Wollmilchsau" erfinden zu wollen und sie möchten damit alle Probleme im Vertrieb auf einen Schlag lösen. Das ist riskant, besonders wenn die Vertriebsabteilung noch keine Erfahrung mit CRM-Software sammeln konnte. Die ungeduldigen Mitarbeiter wollen den ersten Schritt vor dem zweiten tun, manchmal nimmt das Management die Nervosität auf, um die Vertriebsmotivation zu erhalten. Schnell werden Irritationen und Probleme der neuen Software zugeschoben.
Im ersten Schritt ist eine einheitliche Datenbasis für Adressen und Ansprechpartner sowie Datenerfassungsregeln für das gesamte Team zu erstellen und einzuüben. Das ist unspektakulär, bildet aber die Basis für alles Weitere und wirkt sofort: weniger Fehllieferungen, kürzere Suche nach Ansprechpartnern, Materialeinsparungen, etc.
Für so manches Unternehmen ist es schon ein Gewinn, wenn sie E-Mail-Einladungen zu Veranstaltungen fehlerfrei und rasch hinbekommen.
Risiko 2: Die Einführung vollständig der IT überlassen
Ein CRM-System zu integrieren – das scheint vordergründig eine traditionelle Aufgabe für die IT-Abteilung zu sein. Das ist sie nicht. Denn letzten Endes ist es entscheidender, die Kundenorientierung, das Denken und Handeln des Unternehmens, dessen Unternehmenskultur, zu verankern.
In einem zweiten Schritt sind sämtliche Geschäftsfälle des Vertriebs zu überprüfen und konsequent zu vereinfachen. Vereinheitlichen Sie Briefvorlagen und Email-Templates. Erst anschließend geht es darum, einem geeigneten Anbieter die Implementierung zu überlassen.
Es gilt, im Projektteam ebenso wie in der übrigen Firma ein Bewusstsein für den CRM-Ansatz zu schaffen – und für die modernen Lösungswege, die sich hieraus ergeben.
Risiko 3: Mitarbeitende, die Angst vor Neuem haben auf sich alleine gestellt lassen
Die meisten Menschen sehen in Veränderungen eine Chance, jedoch gibt es auch Menschen, die sich Veränderungen gegenüber nicht ohne Weiteres öffnen können. Diese Mitarbeitenden sehen in den angestrebten Software-Veränderungen vor allem ein Risiko. Diese Mitarbeitenden muss man speziell an der Hand nehmen und ihnen die Chancen, die sich für sie persönlich ergeben, aufzeigen. Das chinesische Schriftzeichen für Risiko besteht aus den beiden Teilen "Gefahr" UND "Chance". Gelingt es nicht, diese Mitarbeitenden mitzunehmen, dann lohnt es sich, personelle Entscheidungen zu überprüfen, bevor diese Mitarbeitenden das Team aufspalten und damit den ganzen Vertieb der Firma in Mitleidenschaft ziehen.