Wie sich die erfolgreichsten Unternehmen digital organisieren

An der Digitalisierung führt kein Weg mehr vorbei. Webbasierte Technologien setzen neue Trends, die verschiedene Lebens- und Arbeitsbereiche weitgehend beeinflussen sowie für mehr Vielfalt an Möglichkeiten sorgen. Die Digitalisierung ist ebenfalls in der Unternehmenswelt stark präsent, indem sie neue Richtungen und Perspektiven zur Weiterentwicklung aufzeigt. Das Ziel dieses Whitepapers ist es, die Digitalisierung im unternehmerischen Kontext näher darzustellen sowie eine praktische Hilfestellung beim bereichsbezogenen Digitalisierungsprozess zu bieten. Auf diese Weise können wertvolle Einblicke gewonnen werden, wie sich die erfolgreichsten Unternehmen digital organisieren.

Was verbirgt sich hinter der Digitalisierung? Der Begriff Digitalisierung hat sich im Laufe der Zeit verändert. Ursprünglich hatte die Digitalisierung einen rein technischen Charakter und bezeichnete vor allem das Umwandeln physischer Daten in ein digitales Format. Gegenwärtig lässt sich die Digitalisierung als Sammelbegriff für die Modernisierung verstehen, die in verschiedenen Bereichen Einzug hält. Sie ist mittlerweile ein fester Bestandteil des Alltagslebens und leitet neue gesellschaftliche Entwicklungen ein. Gleichzeitig wirkt sich die Digitalisierung auf globale Wirtschaft, Politik, Kultur und Bildung aus, indem sie dort weitreichende Veränderungsprozesse in Gang bringt. Diese zusammen lassen sich als digitale Revolution beschreiben. Die Digitalisierung in der Unternehmenswelt Die Digitalisierung nimmt in der Unternehmenswelt eine besondere Stellung ein, weil sie bisher ungeahnte Möglichkeiten der Zusammenarbeit und Kommunikation eröffnet. Sie begünstigt den Wunsch nach mehr Inklusion, Flexibilität und Transparenz, die sowohl vom eigenen Personal als auch von Partnerunternehmen und Endkunden/innen erwartet werden. Genauso wichtig ist es aber auch, einen schnellen Informationsfluss durch interaktive Informationssysteme sowie ein hohes Mass an Mobilität zu gewährleisten. Neue Technologien, die den digitalen Wandel in der Unternehmenswelt fördern, prägen die Zukunft und können folgende Unternehmensbereiche nachhaltig verändern:

• Produktentwicklung und Produktion: Die Digitalisierung beider Bereiche trägt zur Optimierung von Entwicklungs- und Herstellungsprozessen bei, was in einer verbesserten Produktqualität resultieren kann. Zudem wirkt sie sich positiv auf die Energieeffizienz aus, indem sie unternehmensweite Herstellungskosten senken lässt.

• Marketing und Vertrieb: Neue Technologien ermöglichen es, die eigene Zielgruppe besser kennenzulernen und mit ihr auf Augenhöhe zu kommunizieren. Die digitale Vernetzung mit Kunden/innen unterstützt sie bei der Kaufentscheidung und bietet ihnen ein positives Kauferlebnis. Das Ergebnis ist Kundenzufriedenheit und -treue.

• Logistik und Transport: Die Flexibilität und Schnelligkeit haben eine hohe Priorität in Kundenbeziehungen, die auf Vertrauen und Zuversicht beruhen. Kunden/innen, die ihre Produkte online bestellt haben, wünschen sich, dass diese auch schnellstmöglich ankommen. Neue Technologien sorgen für die planmässige Lieferung.

• Kundenservice: Die heutigen Kunden/innen erwarten, dass ihre Anliegen schnell und effizient bearbeitet werden. Dies ist besonders dann wichtig, wenn es sich um Reklamation, Rückgabe oder Umtausch eines gekauften Produktes handelt. Ein digital unterstütztes Beschwerdemanagement bietet in diesem Bereich einen realen Mehrwert.

• Management und Personalwesen: Die Digitalisierung beeinflusst nicht nur alle kundenbezogenen Aktivitäten, sondern auch die Art und Weise, wie sich Unternehmen intern organisieren. Neue Technologien erleichtern die Entscheidungsfindung und fördern die Mitarbeitermotivation, die sich in einer gesteigerten Leistung widerspiegelt.

Fünf Phasen des Digitalisierungsprozesses Die Digitalisierung ist eine der wichtigsten Herausforderungen der Unternehmenswelt und wird deren Zukunft prägen. Deshalb ist es umso wichtiger, den Digitalisierungsprozess richtig durchzuführen und seine Schwachstellen so schnell wie möglich zu erkennen. Die Praxis zeigt, dass ein digitaler Wandel in einem Unternehmen in Phasen erfolgen sollte. Nur so kann sichergestellt werden, dass die ausgewählten Geschäftsprozesse die notwendige Aufmerksamkeit erhalten. Die folgenden Phasen bilden die Basis für eine zielgerichtete Umsetzung eines erfolgreichen Digitalprojekts: Phase 1: Optimierungsfähige Prozesse erkennen Das Ziel der Digitalisierung in einem Unternehmen besteht vorrangig darin, Prozesse zu vereinfachen sowie Zeit- und Finanzressourcen einzusparen. Manche Unternehmen erhoffen sich vom digitalen Wandel, neue Geschäftsfelder zu erschliessen und dadurch ihre Marktposition stärken zu können. Dabei ist es wichtig, sich über die Situation einzelner Geschäftsbereiche im Klaren zu sein. Geschäftsführung, Produktion, Buchhaltung, Supply-Chain-Management und Kundenservice sind einige mögliche Felder, die einer näheren Betrachtung bedürfen. In diesem Zusammenhang stellen sich folgende Fragen: In welchen Bereichen funktionieren Prozesse nicht wie gewünscht? Wo treten am meisten Fehler auf? Welche Arbeitsabläufe verursachen unnötig hohe Kosten? Die Beantwortung dieser Fragen hilft dabei, Digitalisierungspotenziale in Geschäftsprozessen zu erkennen und einen Schritt nach vorne zu machen. Phase 2: Prozesse Schritt für Schritt analysieren Nachdem Digitalisierungspotenziale identifiziert worden sind, empfiehlt es sich, eine sorgfältige Analyse der ausgewählten Geschäftsprozesse durchzuführen. Dies erlaubt es, sie zu verstehen und zu ordnen. In dieser Phase geht es nicht darum, schnell eine digitale Lösung zu finden. Vielmehr ist es wichtig, ein besseres Verständnis über den Ist-Zustand und die dazugehörigen Zusammenhänge zu erlangen. Es gibt verschiedene Methoden der Prozessanalyse, auf die Führungspersonen zurückgreifen können. Eine davon ist die SIPOC-Analyse, die detaillierte Informationen zu den Vorgängen liefert. Die frühzeitige Einbeziehung von Mitarbeiter/innen in den Analyseprozess ermöglicht es, gemeinsam Anforderungen und Ziele von Digitalisierungsaktivitäten zu ermitteln und zu spezifizieren. Am Ende dieses umfassenden Analyseprozesses steht immer die eigene Zielgruppe, an die sich eine Verbesserungsmassnahme richten soll. Phase 3: Verbesserungsmassnahmen einleiten Nach einer sorgfältigen Prozessanalyse folgt im dritten Schritt die Aktion. Diese umfasst eine Reihe von Tätigkeiten, die parallel nebeneinander stattfinden sowie eine optimale Koordination mit Mitarbeiter/innen und beteiligten Partnerunternehmen erfordern. Als wichtiges Beispiel für eine konkrete Aktivität in Richtung Digitalisierung von Geschäftsprozessen dient ein Pilotprojekt. Seine primäre Aufgabe ist es, eine neue Technologie zu erproben, ohne dass der gesamte Arbeitsablauf auf einmal umgestellt sein muss. In dieser Phase sollten Mitarbeiter/innen das erforderliche Know-how aneignen, um eine neue Technologie in bestehende Strukturen einbinden und problemlos nutzen zu können. Zudem ist es wichtig, Kunden/innen über Veränderungen zeitnah zu informieren und, wenn nötig, eine entsprechende Unterstützung zu bieten. In der Regel bedarf es Zeit, bis Verbesserungsmassnahmen eingeleitet werden. Phase 4: Dem Personal Digitalkultur vermitteln Die Einleitung von Verbesserungsmassnahmen allein reicht nicht aus. Was noch zählt, ist deren richtige Integration in den Arbeitsalltag. Um die digitale Transformation erfolgreich umzusetzen und langfristig voranzutreiben, lohnt es sich, eine Digitalkultur auf Team- und Unternehmensebene zu entwickeln. Diese kann dabei helfen, Mitarbeiter/innen mitzunehmen und zu motivieren, den Weg in Richtung Digitalisierung gemeinsam zu gehen. Fehlt die Akzeptanz der beteiligten Mitarbeiter/innen für den Einsatz einer neuen Technologie, wird das gesamte Projekt voraussichtlich scheitern. Aus diesem Grund ist es besonders wichtig, dass das Personal frühzeitig in den bereichs- und unternehmensweiten Digitalisierungsprozess eingebunden wird und sich auf umfassende Schulungen verlassen kann. Eine transparente Kommunikation mit Führungspersonen und viele Gelegenheiten zur Vernetzung bleiben unerlässlich. Phase 5: Digitalisierung als Prozess begreifen Die Digitalisierung ist kein einmaliges Vorhaben, sondern vielmehr ein fortwährender Prozess, der Veränderungen unterliegt. Dies liegt vor allem daran, dass digitale Technologien stetig weiterentwickelt werden und neue Möglichkeiten der zwischenmenschlichen Interaktion schaffen. Veränderte Rahmenbedingungen führen dazu, dass Kundenbedürfnisse immer anspruchsvoller werden und folglich neue Lösungen seitens Unternehmen notwendig machen. Um weiterhin wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Unternehmen daher ihre digitalen Prozesse ständig überprüfen und bei Bedarf an neue Gegebenheiten anpassen. Der bereichs- und unternehmensweite Digitalisierungsprozess lässt sich mit einem externen Partner an der Seite aktiv vorantreiben. Alternativerweise kann ein internes Digital-Team gebildet werden, das eine regelmässige Prozessanalyse und die Umsetzung von eventuellen Verbesserungsmassnahmen übernimmt. Über uns Unser Unternehmen Langmeier Software GmbH ist sich dessen bewusst, dass die Digitalisierung keine einmalige Investition, sondern ein umfassender Transformationsprozess ist, der verschiedene Unternehmensbereiche revolutionieren kann. Zweifel und die Angst vor dem Scheitern sind verständlicherweise gross. Um Ihren digitalen Wandel zu erleichtern und Ihre unternehmerische Zukunft gemeinsam zu gestalten, haben wir eine moderne cloudfähige Business-Software «aBusiness» entwickelt. Es handelt sich hierbei nicht um ein CRM, das seit vielen Jahren im Geschäftsalltag bekannt ist. Mit «aBusiness» bieten wir eine komplette IT-Software, die ein integriertes Collaboration Management verwirklichen lässt. Ihre Vorteile liegen auf der Hand: Sie können sich ganz auf Ihre unternehmerischen Ziele konzentrieren, ohne Aufgaben des Customer Relationship Managements manuell ausführen zu müssen. Dies bringt nicht nur eine grosse Zeit- und Datenersparnis, sondern auch mehr geschäftsbezogene Resultate, die Sie weiter bringen.

Der Impact des Pareto! Oder: Die meisten Unternehmen machen einen grossen Fehler

Die meisten Unternehmen machen einen grossen Fehler! Die Menschen in diesen Unternehmen arbeiten nämlich nicht auf der 20 Prozent-Seite des Pareto-Prinzips. Stattdessen arbeiten sie auf der 80 Prozent-Seite des Pareto-Prinzips.

Der Grund, weshalb die meisten Unternehmer auf der 80 Prozent-Seite arbeiten, ist vermutlich, weil viele Unternehmer eine tiefe persönliche Bindung zu ihrem Geschäft, ihrem «Baby» haben. Und die meisten Menschen machen den Fehler, zu oft auf die «Lautesten» Kunden zu hören. Die nicht so offensichtlichen Probleme des Unternehmens, die aber einen grossen Unterschied machen würden, werden so gar nicht angegangen und der unternehmerische Erfolg bleibt auf der Strecke.

Der dadurch entstehende negative Stress demotiviert die Menschen, denn mit den 80 Prozent ihrer Bemühungen erzielen sie nur einen geringen Erfolg im Vergleich zu ihrem Arbeitseinsatz. Der Unterschied zwischen 20 Prozent Erfolg und 80 Prozent Erfolg sind eben nun mal ganze 400 Prozent! Würden diese Menschen also nur 20% ihrer Arbeit leisten, diese jedoch auf der richtigen Seite des Pareto-Prinzips, dann hätten sie fünfmal weniger Aufwand, aber einen um 400 Prozent grösseren Erfolg!

Nebenbei würden diese Menschen Zeit gewinnen, und damit würden sie ihre Work-Life-Balance und ihre Gesundheit erheblich verbessern, weil mehr Entspannung führt auch zu mehr Zufriedenheit.

Würden diese Menschen die gewonnene Zeit und den geringeren Stress noch dazu dafür nutzen, um weitere vier mal auf der 20 Prozent-Seite des Pareto-Prinzips zu arbeiten, dann ist der rechnerische Erfolg um das 20-fache höher, als bei demjenigen, der auf der 80 Prozent-Seite des Pareto-Prinzips arbeitet.

Solche Unternehmen kommen schnell weiter!

Wie gehst du mit deinen lautesten Kunden um? Wie stellst du sicher, dass du und deine Mitarbeitenden jederzeit auf der richtigen Seite des Pareto-Prinzips arbeiten?

Hast du gewusst? Im Vergleich mit Outlook spare ich persönlich dank aBusiness drei bis sechs Stunden pro Tag bei der Bearbeitung meiner E-Mails.

Die meisten Menschen mögen die Feeds von Linkedin, Instagram oder Facebook. Denn die Darstellung von Informationen in Feed-Form wirkt im Zeitalter der Informationsflut beruhigend für die Menschen. Warum also nicht auch E-Mails in Feed-Form lesen und bearbeiten?

aBusiness ist die erste digitale Kommunikations- und Teamlösung, die E-Mails in der komfortablen Feed-Ansicht darstellt. Das heisst für jeden Anwender mehr Komfort und ein entspannteres Leben als mit herkömmlichen E-Mail-Clients.

Wie optimierst Du Deine Work Life Balance?

Was Unternehmen ohne Vision verspielen

Von vielen Unternehmens-Coaches lernt man: «Jedes Unternehmen braucht eine klare Vision». Doch der wichtige Charakter einer Vision wird den Coaching-Teilnehmern oft gar nicht klar vermittelt. Gruppen-Übungen zum Thema «Unternehmens-Vision» laufen oft ins Leere, werden von den Teilnehmern als unnötig wahrgenommen. Und am Ende kommt dann irgend etwas raus wie: «Wir wollen die besten Produkte der Welt machen».

Oft wird gar ein Werbe-Teaser für die Vision gehalten. Damit verspielen sich Unternehmen viel. Wenn du wirklich wissen willst, weshalb Unternehmen wie Apple, IKEA oder auch aBusiness enorm von ihrer klaren Vision profitieren, und weshalb es sich lohnt, die Vision bei jeder Gelegenheit zu kommunizieren, dann lies diesen Artikel weiter. Du erfährst nicht nur, wie eine klare Vision für Wettbewerbsvorteile und für bessere Umsätze sorgt, sondern du erfährst auch, was eine Vision zwingend enthalten muss, um überhaupt eine Vision zu sein.

Abbildung 1: Die Vision als Beeinflusser im Marketing. Quelle: Eigene Grafik.

Im Marketing kann die Vision als Leuchtturm dargestellt werden. Wie ein Leuchtturm scheint die Vision auf die unterschiedlichen Zielgruppen des Unternehmens. Und diese Zielgruppen werden wiederum mit unterschiedlichen Werbe-Aktionen angeworben. Diese Werbe-Aktionen sind von der Vision geprägt und die Werbe-Aktionen tragen die Vision nach aussen.

Was eine Vision kommunizieren muss

Jetzt wird es wirklich wichtig! Denn es ist einfach nicht jeder Werbe-Teaser oder Spruch eine Vision. Es gibt nämlich zwei Elemente, die von einer Vision unmissverständlich kommuniziert werden müssen.

Eine Vision stellt klar:

• Was die Mitarbeitenden wissen müssen, um richtig zu handeln.

• Was die Kunden von diesem Unternehmen erwarten können.

Bist du bereit für ein Beispiel aus eigener Sache? Früher haben wir bei aBusiness CRM nämlich den Spruch "Happy Sales - Happy People" auf alle Verkaufsunterlagen gedruckt. Das Problem bei diesem Spruch: dieser Spruch, der eigentlich nur ein Werbe-Teaser ist, sagt unseren Mitarbeitenden nicht, wie sie handeln sollen. Und der Spruch sagt unseren Kunden auch nicht, was sie von uns erwarten dürfen.

Dieses Manko ist mir Anfang 2020 selbst bewusst geworden. Und ich habe mir überlegt, was muss ich meinen Mitarbeitenden UND meinen Kunden sagen, damit sie wissen, worum es uns bei aBusiness geht? Sofort wird mir bewusst, dass ich ihnen alles notwendige in einem einzigen Satz sagen kann. Dieser eine Satz sagt alles, worum es mir geht:

«Das Arbeitsleben einfacher machen»

Klar! Verständlich. Für jeden. Und es funktioniert! Letzte Woche kommt mein Mitarbeiter zu mir und fragt mich, warum denn diese Vision wichtig sein soll. Er schlägt vor, diese Vision abzuändern. Er meinte, das müsse doch etwas mit der Software zu tun haben, wie «Die Software, die rasch eingerichtet und von überall her zugreifbar ist.». Autsch! Diese Vision würde meinen Vertriebs- und Marketingleuten doch niemals den Weg leiten, wie sie zu handeln hätten. Sie würde meinen Software-Ingeneuren niemals zeigen, wohin sie die Software entwickeln müssten.

Ist klar, dass mein Mitarbeiter darauf reingefallen ist, denn in den meisten Kursen, Büchern und Workshops wo das Thema «Unternehmens-Vision» vermittelt werden soll, wird nicht erwähnt, für was es diese Vision wirklich braucht und wie sie sich zusammensetzt. Damit du und dein Unternehmen nicht auch auf die gleiche Stolperfalle treten, zeige ich dir nun auf, auf was du achten musst.

Auf was du Acht geben musst wenn du eine Vision entwickeln willst

• Eine Vision muss so klar und unmissverständlich wie möglich sein, damit jede(r) sie versteht.

• Eine Vision sollte für alle Zielgruppen gleich sein.

• Eine Vision sollte für alle Abteilungen im Unternehmen gleich sein und die Mitarbeitenden in allen Abteilungen betreffen.

• Eine Vision sollte den Mitarbeitenden unmissverständlich klar machen, wie sie ihre täglichen Entscheidungen treffen sollten.

• Eine Vision sollte auf die Zukunft gerichtet sein: sie zeigt deinen Kunden und Mitarbeitenden nicht, was dein Unternehmen bereits endgültig erreicht hat (finit), sondern woran es täglich arbeitet, wie es arbeitet und wohin es weiterhin gehen will (infinit).

• Wie ein Logo, das nie geändert werden sollte, sollte auch eine Vision beständig sein, weil sich schon viele Kunden und Mitarbeitende mit dieser Vision identifiziert haben.

Hat dein Unternehmen eine Vision oder ist es nur ein Werbe-Teaser?

Wenn du denkst, dein Unternehmen habe eine Vision, dann könnte es auch sein, dass dies nur ein Werbe-Teaser ist. Ich empfehle dir deshalb, die zwei folgenden Gedanken zu machen:

1. Wenn du heute neu bei diesem Unternehmen als MitarbeiterIn beginnen würdest... Weisst du dann anhand dieser Vision sofort, wie du in deiner Stelle zu handeln hast?

2. Wenn du ein potentieller Kunde deines Unternehmens wärst, weisst du dann sofort anhand dieser Vision, was du von diesem Unternehmen erwarten kannst?

Falls du mindestens eine dieser Fragen mit «Nein» beantwortest, dann hat dein Unternehmen noch keine Vision! Die vermeintliche Vision ist dann lediglich ein Werbespruch, mit dem eine bestimmte Zielgruppe beworben wird.

Überlege dir, wieviel Werbegelder dein Unternehmen verschwendet, weil Kunden nicht wissen, was sie von diesem Unternehmen erwarten können. Überlege dir, wieviel organisatorisches Chaos entsteht, und wieviele unnötigen Dinge getan werden, wenn die Angestellten im Kundendienst, im Vertrieb und in der Entwicklung nicht genau wissen, wie sie handeln sollen.